Lead-Versand

Der Lead-Versand verschickt vorbereitete Erst-E-Mails an Organisationen, sobald ein Mensch sie freigibt. Er ist kein Newsletter und kein Massenversand: Jede E-Mail geht einzeln, mit zufälligem Abstand zur vorherigen, aus Ihrem eigenen verbundenen Postfach.

Der Lead-Versand wird pro Workspace eingerichtet. Solange er für Ihren Workspace nicht eingerichtet ist, sehen Sie von ihm nichts.

Was vorher da sein muss

Eine Organisation braucht drei vorbereitete Werte in Custom Columns:

• Empfängeradresse: die E-Mail-Adresse, an die geschrieben wird.
• Betreff: eine einzeilige Textspalte.
• E-Mail-Text: eine mehrzeilige Textspalte.

Dazu eine singleSelect-Spalte für den Status, zum Beispiel Lead-Status, mit einer Option für die Freigabe (etwa Freigegeben) und einer für danach (etwa Kontaktiert). Welche Spalten und Optionen genau gelten, ist bei der Einrichtung festgelegt. Gesendet wird von einem verbundenen E-Mail-Postfach Ihres Workspace.

Freigeben heißt einreihen

Sobald Sie den Status einer Organisation auf die Freigabe-Option setzen, reiht das CRM die E-Mail ein. Dabei gilt:

• Nur ein Mensch kann freigeben. Eine Freigabe, die von einem Service-Zugang oder einer Automatisierung kommt, wird nicht eingereiht; stattdessen entsteht eine Aufgabe, damit jemand draufschaut.
• Der Text wird bei der Freigabe festgehalten. Eingereiht wird der Betreff und Text, der in diesem Moment in den Spalten steht. Wer danach den Text ändert, ändert nicht die eingereihte E-Mail. Um den neuen Text zu verschicken: Status von der Freigabe wegnehmen (die E-Mail wird abgebrochen), Text anpassen, wieder freigeben.
• Fehlt etwas, wird nichts eingereiht. Ohne Empfänger, Betreff oder Text entsteht eine Aufgabe statt einer E-Mail.
• Pro Organisation gibt es genau eine E-Mail. Eine erneute Freigabe verschickt nichts doppelt. Nur eine abgebrochene, fehlgeschlagene oder unzustellbare E-Mail wird durch eine erneute Freigabe wieder eingereiht.

Der Takt

Das CRM verschickt die eingereihten E-Mails der Reihe nach, eine nach der anderen:

• Zufälliger Abstand von 5 bis 30 Minuten zur zuletzt tatsächlich gesendeten E-Mail. Jede E-Mail bekommt ihren eigenen Abstand; ein fester Rhythmus entsteht so nicht.
• Nur im Versandfenster: Montag bis Samstag, 8 bis 18 Uhr deutscher Zeit (Europe/Berlin). Sonntags wird nie gesendet. Was außerhalb des Fensters eingereiht wird, geht am nächsten Versandtag raus.
• Kurz vor dem Senden wird der Status noch einmal geprüft. Steht die Organisation nicht mehr auf der Freigabe, wird die E-Mail abgebrochen statt gesendet. So nehmen Sie eine einzelne E-Mail zurück, solange sie noch nicht dran war.

Nach dem Senden

• Die Empfängeradresse wird als Contact angelegt, falls es ihn noch nicht gibt, und mit der Organisation verknüpft.
• Die gesendete E-Mail erscheint im Posteingang, im Thread mit diesem Contact. Antworten landen im selben Thread.
• Der Status der Organisation springt auf die Option für danach, zum Beispiel Kontaktiert.

Wenn etwas schiefgeht

• Der Mailserver lehnt ab. Die E-Mail wird als fehlgeschlagen markiert und nicht erneut versucht. Sie bekommen eine Aufgabe mit dem Grund.
• Das Ergebnis ist unklar, etwa weil die Verbindung mitten im Senden abbricht. Die E-Mail wird nach 30 Minuten als fehlgeschlagen markiert und nicht erneut gesendet, denn sie könnte schon angekommen sein. Eine Aufgabe bittet Sie, im Postfach nachzusehen.
• Die E-Mail kommt als unzustellbar zurück (Bounce). Trifft die Rückmeldung im verbundenen Postfach ein, erkennt das CRM sie, markiert die E-Mail als unzustellbar und legt eine Aufgabe an.
• Der Mailserver lehnt wegen des Rufs ab, zum Beispiel mit einem Hinweis auf Spam, eine Sperrliste oder eine Blockade. Dann pausiert das CRM den gesamten Lead-Versand und legt eine Aufgabe an. Weitere E-Mails gehen erst wieder raus, wenn ein Mensch den Versand fortsetzt. Das schützt Ihr Postfach davor, mit jeder weiteren E-Mail tiefer in Spamfilter zu rutschen.

Überblick, Pause und Fortsetzen

Unter Unternehmen → Einstellungen steht die Karte Lead-Versand, sobald er für Ihren Workspace eingerichtet ist. Sie zeigt:

• ob der Versand läuft oder pausiert ist, seit wann und warum,
• das Versandfenster und die Absenderadresse,
• wie viele E-Mails eingereiht, gesendet, fehlgeschlagen, unzustellbar oder abgebrochen sind,
• die Versandliste mit Firma, Empfänger, Betreff, Status, Sendezeit und Fehler- oder Bounce-Grund. Was gerade gesendet wird oder eingereiht ist, steht oben, in der Reihenfolge, in der es rausgeht.

Die Karte sieht, wer alle Organisationen lesen darf. Pausieren und Fortsetzen darf, wer die Unternehmenseinstellungen bearbeiten darf.

Pausieren hält den Versand sofort an. Eingereihte E-Mails bleiben eingereiht, eine E-Mail, die in diesem Moment schon an den Mailserver übergeben wird, läuft zu Ende. Pausieren geht auch über die API und über MCP (pause_lead_sending), damit ein Agent den Versand anhalten kann, wenn ihm etwas auffällt.

Fortsetzen verschickt echte E-Mails an echte Empfänger. Deshalb fragt die Karte vorher nach, und deshalb geht es nur als angemeldeter Mensch in der Web-App. Ein API-Key, ein MCP-Agent oder ein Service-Zugang kann den Versand nicht fortsetzen, auch nicht mit vollen Rechten.

Ein Agent kann über MCP mit get_lead_dispatches nachsehen, welche Organisationen schon angeschrieben wurden, welche zurückkamen und welche noch warten.

Zweite Mail nach einer Antwort

Antwortet ein Lead auf die erste Mail, hält das CRM eine zweite Mail bereit, die das Media Kit verlinkt (sie ist nur aktiv, wenn für die Regel ein Text hinterlegt ist). Sie geht nicht ungeprüft raus: ein Agent liest die Antwort mit get_lead_follow_ups und entscheidet mit decide_lead_follow_up, ob gesendet oder übersprungen wird, mit einer gespeicherten Begründung. Bei Absage, Abmeldewunsch, Autoantwort oder Unklarheit wird übersprungen. Den Text kann der Agent nicht ändern. Nach der Freigabe gelten Versandfenster und Abstand wie bisher, und das CRM prüft beim Versand erneut, dass nichts dazwischenkam. Jede zweite Mail wird höchstens einmal gesendet.

Instagram-Nachrichten markieren

Instagram-Nachrichten verschickt das CRM nicht. Damit trotzdem sichtbar ist, wer schon eine bekommen hat, gibt es zwei Spalten an der Organisation, die Sie von Hand pflegen:

• Instagram gesendet: was Sie geschickt haben, mit den Optionen Text, Sprachnachricht oder Text + Sprachnachricht.
• Instagram gesendet am: das Datum.

Das Datum müssen Sie nicht eintragen. Sobald Sie Instagram gesendet setzen, trägt das CRM das heutige Datum (deutscher Zeit) in Instagram gesendet am ein, aber nur, wenn dort noch nichts steht. Ein Datum, das schon da ist, bleibt unverändert. Wenn Sie es korrigieren wollen, überschreiben Sie es einfach.

Diese Verknüpfung zwischen einer Spalte und ihrer Datumsspalte wird pro Workspace eingerichtet und funktioniert mit jedem solchen Spaltenpaar, nicht nur mit Instagram.