Datenschutzerklärung

Version 2026-08-13

Diese Erklärung gilt für Virtual Marketer CRM unter crm.virtual-marketer.de. Für das übrige Onlineangebot der SGS Virtual Marketer GmbH gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

SGS Virtual Marketer GmbH, Frankfurter Landstraße 50, 61352 Bad Homburg vor der Höhe, Deutschland.
E-Mail: info@virtual-marketer.de · Telefon: +49 178 4556659

Vollständige Angaben im Impressum.

2. Zwei Rollen, zwei Rechtsgrundlagen

Bei diesem Dienst ist sauber zu trennen, wessen Daten verarbeitet werden:

Wir sind Verantwortlicher für die Daten der Personen, die das CRM benutzen — also für Konten, Anmeldungen, Protokolle und Abrechnung. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir sind Auftragsverarbeiter für die Inhalte, die Sie im CRM verarbeiten — Ihre Kontakte, Organisationen, Deals, Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Anhänge. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind dabei Sie. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich nach Ihren Weisungen und nutzen sie nicht für eigene Zwecke.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Konto und Anmeldung. Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über Ihr Virtual-Marketer-Konto (Single Sign-on). Das CRM erhält dabei eine dauerhafte Kennung, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie Ihre Organisations- und Rollenzuordnung. Ein Passwort speichern wir für das CRM nicht — es existiert dort keines. Details zum Konto selbst: allgemeine Datenschutzerklärung.

Nutzungsdaten. Sitzungen, Zeitpunkte und Änderungsprotokolle (Audit-Log). Das Audit-Log hält fest, wer welchen Datensatz wann geändert hat; es dient der Nachvollziehbarkeit und der Sicherheit.

Server-Protokolle. Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Statuscode und User-Agent protokolliert. Das ist für den Betrieb technisch erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Inhalte, die Sie einstellen. CRM-Datensätze und — sofern Sie ein Postfach verbinden — E-Mails, Nachrichten, Anhänge und die zugehörigen Metadaten. Hierfür sind wir Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2).

4. Verbundene Postfächer und Messenger

Verbinden Sie ein Postfach, ruft das CRM Nachrichten ab und speichert sie in seiner Datenbank, damit sie Kontakten zugeordnet und durchsucht werden können. Die Zugangsdaten beziehungsweise OAuth-Token werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM); der Schlüssel wird getrennt von der Datenbank vorgehalten.

Wichtig: In einem Postfach stehen auch Daten von Personen, die nicht Ihre Kunden sind. Für diese Verarbeitung sind Sie verantwortlich. Prüfen Sie vor dem Verbinden, ob dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

Die Verbindung erfolgt direkt zwischen unserem Server und Ihrem Anbieter (IMAP/SMTP, Google oder Microsoft). Ein Zwischendienst ist nicht beteiligt. Bei WhatsApp gilt: über die offizielle Cloud-API ist Meta beteiligt, beim Betrieb über eine eigene Instanz nicht.

Sie können ein Postfach jederzeit trennen; die bereits übernommenen Nachrichten bleiben dann als CRM-Inhalt bestehen, bis Sie sie löschen.

5. Wo die Daten liegen, und wer sie im Auftrag verarbeitet

Betrieb und Speicherung erfolgen auf Servern der STRATO AG, Berlin, in Deutschland. Weitere Unterauftragsverarbeiter und deren Zwecke sind unter Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.

Eine Übermittlung in Drittländer findet für die CRM-Inhalte nicht statt, solange Sie keine Dienste verbinden, die außerhalb der EU betrieben werden — das entscheiden Sie mit dem Verbinden eines Postfachs oder Messengers selbst.

6. Speicherdauer und Löschung

CRM-Inhalte speichern wir, solange Ihr Vertrag läuft, und löschen sie danach nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags. Server-Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Audit-Log-Einträge folgen der Lebensdauer der zugehörigen Organisation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Löschen Sie eine Organisation, werden alle zugehörigen Datensätze unwiderruflich gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, die ein Kunde von uns im CRM verarbeitet, richten Sie sie bitte an diesen Kunden — dort liegt die Verantwortlichkeit. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung.

8. Keine Tracking-Cookies

Das CRM setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung. Es findet keine Analyse, kein Tracking und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Die jeweils geltende Fassung ist mit einer Versionsnummer gekennzeichnet; bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemeldete Nutzerinnen und Nutzer im Dienst.